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做好员工管理制度的合法性管理

  头几天,手机上一条微信弹了出来,上面还有好几个夸张的表情,我就知道有急事了。

  “古道老师,听了你的劳动关系的课程,我们赶紧完善员工管理的制度。我们的员工手册刚刚制定完,还在公示期,还未生效,就有一个员工旷工3天了,我们想按照严重违纪解除合同,但没有制度依据,现在能否解除而且不用支付补偿金啊?”

  关注制度制定的合法性,是很多企业,尤其是中小企业,往往会忽略的部分内容。

  制度的合法性,有两个层面的合法性:

  一个是,制度内容的合法性。

  这个好理解,一方面,是不可以跟国家、地方政府颁布的相关法律法规冲突,这点是绝大部分企业都可以做到的,毕竟有国家政府的约束。

  另一方面,是不得侵害员工的权益,这一点主要体现在约定的事项里面。

  如何理解?在一般的情况下,除法定的条款外,还有一些是约定条款,或者约定俗成的事情,企业在制定制度的时候忽略了。比如:地方政府规定,当地的最低工资是2000元/月,企业集体合同约定企业的最低工资为2500元/月,但企业在制定薪酬制度的时候,确定的最低工资为2000元/月,这虽然没有违反政府的规定,但是违反了企业月员工的约定,侵害了员工的权益。在后续发生纠纷处理的时候,会根据集体合同来判定相关的事宜。

  第二个是,程序合法。

  这一点是很多没有经过劳动关系管理培训的企业常范的错误。

  一般人都会认为,企业有管理权,因此,企业有权制定相关的制度,员工应当遵守。这样理解,不能说一点都不对。比如,企业拟定“固定资产报废制度”,企业单方面拟定后,只要不违反法律法规,员工应当遵守。但企业拟定“薪酬管理制度”,就必须经过民主的程序,才算合法的制度。

  根据《劳动合同法》第四条:

  “用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

  用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

  在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

  用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。”

  这一条款,明确说明制定跟劳动者利益相关的制度的时候,应当经过职代会或者全体职工“讨论”、“提出意见”、“平等协商确定”,还需要“公示”和“告知”。也就是说,未经过以上关键字的制度,是违反《劳动合同法》的。

  根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(一)》第十九条:“用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”

  这句话非常简单地说明了:“通过民主程序制定的”规章制度,才可以作为人民法律审理劳动争议案件的依据。对于违反了民主程序制定的制度,法院可以不采纳,即无法作为判断的依据来使用。

  下面是我处理的一个案子,我是员工方的顾问:

  案例:广州某大型摩托车制造厂诉外贸总监失职,结果败诉。

  2015年,一名企业的外贸总监张总,因为一单国际贸易业务的,企业产生了5万美元的损失。企业以“严重违纪”为由,解除了张总的劳动合同,扣了张总的未发放工资2万余元作为损失赔偿,并且要求张总赔偿5万美元的损失的剩余部分。

  企业主要提出了两个理由:

  1、张总操作这单业务,没有经过公司的同意,属于违规行为;

  2、根据公司的《质量管理事故处罚规定》:因工作失误,造成的损失大于2万元的,属于严重违纪。因此,企业根据“严重违纪”的定义,来对张总进行了解除劳动合同并赔偿损失的决定。

  张总认为自己确实有工作的过失,但是所有损失都要自己赔偿,觉得不公平,于是找到我希望能够减少赔偿损失。从这里看出,张总认为自己有过错,原因承担责任,只是觉得责任没有那么大。

  我了解了完整的过程后,告诉他,不但不需要赔偿损失,而且还可以拿到一定的经济补偿金。开始他还不信,觉得没必要,只要少赔损失就好。但按照我提供的方法,最后果然支持了张总的诉讼请求,还要求企业进行了经济补偿。

  我是如何操作的呢?

  首先,张总操作外贸业务的行为,是经过企业授权的,否则客户不会跟张总进行沟通。如果没有企业的授权,协议不会盖公章,财务是不会拨款给客户的。同时,基于张总是“外贸总监”的职务,不管是企业内部还是外部,都认为张总是有开展业务的权利的,而且是企业授权的。所以,企业认为张总“越权”擅自开展业务的认定不成立。后经查明,张总的业务操作,符合企业的管理流程,是国外客户违反了约定,客户在非洲收到货物后,未将尾款5万美元支付给公司,同时切断了与公司的联系,无法追偿,或者要追偿,成本会超过5万美元。期间,张总并未有违反公司业务操作的规定。这应当属于客户的合同违约或者合同诈骗行为。这里,企业单方认为张总违规是“欲加之罪”。我们可以看到,企业在业务流程管理上,存在漏洞,应当是收到尾款后再发货,或者有相应的担保能够确保可以收回尾款,财务在资金安全上缺乏意识。

  其次,企业的《质量管理事故罚规定》,在制定和推广的流程上不合法,部分条款认定为无效。该规定涉及到了员工的利益,在制定的过程中,没有任何员工或者工会参与。同时,没有看到有制度培训的过程资料。因此,该制度在对员工的处罚部分,应当认定为无效。

  再次,企业解除张总劳动合同的行为,构成了违规解除劳动合同,根据《劳动合同法》第八十七条的规定,还应当支付员工二倍工资的经济补偿金。

  张总根据我的建议,向当地劳动仲裁提起诉讼,结果诉讼败诉,差点灰心。我让他继续起诉到法院。在法院环节,推翻了劳动仲裁的结果,张总胜诉。

  在企业规章制度的制定方面,我们一定要认真的贯彻“三合”原则,即“合法、合情、合理”。

  合法,绝大部分企业都可以自觉遵守,这个是底线。但是,我们仍然能够看到,有一部分企业还是在打擦边球。

  合情,主要指的就是情理、道德,涉及到公序良俗和公平正义的世俗观念。这方面,可以让员工进一步感受到企业的“人性化”管理和“人性化”关怀,是体现企业文化、价值观的重要举措。

  合理,是指要关注事情的基本原理,关注效率。企业毕竟是以提升效率来追求利润的实体,不能脱离这个生存之本。没有效率的制度,是一种浪费。

  回到文章开头的问题,企业方的制度还未生效,可以按照“严重违纪”解除违纪员工的劳动合同吗?

  我的回复是:可以。虽然制度还未生效,但是回到法律的“公序良俗”的原则,在日常的管理中,绝大部分人都会认为旷工三天是很严重的行为,给企业的运行带来很大的影响。所以,基于这个法理,企业按照“严重违纪”解除员工合同,是可以得到裁判机构的支持的。

  但是,如果是旷工一天呢?

  这里就需要商榷了,“旷工一天”是否应当属于“严重违纪”?在实操中,存在较大的争议。因此,在缺乏法律制度或者情理的基础的时候,在劳动纠纷上,裁判机构根据劳动关系的特殊性,会向有利于劳动者的一方进行裁判,即不算严重违纪。

  因此,拥有一个合法合情合理的员工管理制度体系,是每家企业都应当重视和完善的事情。

最后更新:2019-04-30
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